Integritetspolicy och dataskyddsbeskrivning

1. Datainsamling

Vi samlar in uppgifter som du lämnar till oss direkt i samband med användning av tjänsten. Detta omfattar:

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer.
• Företags- och rollinformation: företagsnamn, befattning och ansvarsområden.
• Kommunikationsinställningar och teamstorlek: användarens valda inställningar och organisationens omfattning.
• Meddelanden och innehåll: innehåll som du väljer att dela med vår AI-assisterade kommunikationsassistent (såsom prompter, texter och dokument).

När en kundorganisation lagrar innehåll i Lyyli-tjänsten som rör dess anställda, kunder, mötesdeltagare eller andra personer, är kunden personuppgiftsansvarig och Lyyli agerar som personuppgiftsbiträde enligt det tillämpliga personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA).

Tredjepartsintegrationer

Om du kopplar ditt Lyyli.ai-konto till en tjänst från tredje part (såsom LinkedIn, Microsoft Teams, Slack eller e-posttjänster) tar vi emot uppgifter från den tjänsten i enlighet med den behörighet du ger. Detta kan omfatta användarprofiluppgifter (såsom namn och profilbild), nätverksuppgifter och meddelandeinnehåll. Vi använder dessa överförda uppgifter enbart för att tillhandahålla tjänsten, till exempel för att skapa meddelandeutkast eller förbereda godkänt innehåll enligt dina instruktioner. Det finns inga direkta kanalpublicerings-API:er; godkänt innehåll tas till målplattformen.

2. Hur vi använder dina uppgifter

Vi använder de uppgifter vi samlar in för följande särskilt definierade ändamål:

• För att tillhandahålla och förbättra våra AI-baserade kommunikationstjänster.
• AI-assisterat arbete och kundservice: vi stödjer kundarbete, kommunikation och innehållsberedning med AI-verktyg och integrationer. Personuppgifter skyddas och behandlas via de tjänstrutter som används för att leverera tjänsten och säkerställa dess kvalitet.
• För att svara på dina kontakter och tillhandahålla teknisk kundsupport.
• För att skicka system- och tjänsteuppdateringar samt viktiga administrativa meddelanden.
• För att analysera plattformens användningsmönster så att vi kan förbättra tjänstens prestanda och säkerhet.
• För att möjliggöra integrationer med tredjepartstjänster (alltid på användarens egen begäran och med samtycke).
• För att administrera kundkonton, fakturering och avtalsförpliktelser.
• För att säkerställa systemets säkerhet, förebygga missbruk och revidera vidtagna åtgärder.

2b. Outbound-kommunikation och prospektering

Inom försäljning och marknadsföring kan vi behandla kontaktuppgifter och intresseanmälningar från potentiella kunder i följande situationer:

• När du fyller i ett kontaktformulär, bokar en demo, anmäler dig till ett webinarium eller på annat sätt kontaktar oss.
• När du använder våra kampanjlänkar (UTM-parametrar och klickidentifierare lagras efter ditt samtycke).
• När vi synkroniserar potentiella kunders uppgifter till vårt CRM-system (såsom Pipedrive) för att hantera försäljning och kundrelationer.
• När vi skickar tjänsterelaterade meddelanden som du har samtyckt till eller för vilka vi har annan laglig grund.

Informationskällor

• Företagens offentliga webbplatser och professionella profiler i sociala medier (såsom LinkedIn).
• Offentliga företagsregister, tidigare CRM-historik eller tidigare kontakter.
• Kommersiella partners och kontakttjänster i tillämpliga fall.

Behandlingens syfte och rättslig grund

Syftet är att identifiera relevanta affärsbeslutsfattare (B2B-kontakter), erbjuda tjänster relaterade till deras arbetsuppgifter, hantera kommunikationsförbud och mäta försäljningsåtgärdernas effektivitet. Den rättsliga grunden för behandlingen är berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f). Direkt elektronisk marknadsföring bedöms från fall till fall utifrån roll och arbetskontaktuppgifter enligt tillämplig lagstiftning.

Vi kan använda uppgifter för att definiera en ideal kundprofil (ICP), prioritera arbetsflöden och klassificera kontakter. Denna behandling omfattar inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som skulle ha betydande rättsliga effekter för den registrerade eller leda till bindande automatiserade beslut.

Du har rätt att invända mot direktmarknadsföring när som helst utan särskilda skäl. Invändningsbegäranden behandlas utan dröjsmål. Du kan skicka din begäran till hello@lyyli.ai.

2c. Mötesagent och inspelningar

Om du aktiverar AI Meeting Agent eller kopplar din kalender eller videokonferenstjänst (såsom Google Meet, Microsoft Teams eller Zoom) till Lyyli kan vi behandla följande uppgifter:

• Mötesinbjudningar, grundläggande deltagaruppgifter och kalenderhändelser.
• Mötestranskriptioner, talaridentifiering samt analyser och sammanfattningar som härleds från mötesdiskussioner.
• Mötesinspelningar och relaterad metadata för att tillhandahålla tjänsten och säkerställa kvalitet.

Kundorganisationen ansvarar självständigt för att informera mötesdeltagare om inspelning och transkription i enlighet med tillämplig lagstiftning och sina egna interna rutiner. Lyyli agerar som personuppgiftsbiträde för kunddefinierad mötesdata enligt personuppgiftsbiträdesavtalet (DPA).

2d. Publika länkar, integrationer och extern kommentering

När du använder olika funktioner i tjänsten kan vi behandla personuppgifter i följande sammanhang:

• När du delar producerat innehåll till tredjepartsplattformar (såsom LinkedIn) på användarens uttryckliga begäran.
• När du skapar och delar en säker visningslänk för extern kommentering eller godkännande.
• När du aktiverar Microsoft Teams-, Slack- eller e-postspecifika integrationer.
• När Idea Collector eller motsvarande bot samlar idéer från utsedda chattkanaler enligt er organisations inställningar.

Kunden har full kontroll över delade granskningslänkar, deras giltighetstid och återkallande av behörigheter, och ansvarar självständigt för vem länkar och åtkomst delas med.

2e. Integrationsdata

När en kund kopplar integrationer till systemet (såsom e-post, kalender, Slack, Teams, LinkedIn, Google- eller Microsoft-tjänster) behandlar vi data från dessa externa tjänster enligt kundens instruktioner för att tillhandahålla tjänsten (till exempel skapa meddelandeutkast, analysera kalenderhändelser eller godkännandeflöden). Det finns inga direkta kanalpublicerings-API:er. Behandling av integrationsdata styrs alltid av kundens instruktioner och DPA-avtalet, enligt vilket Lyyli agerar som personuppgiftsbiträde.

2f. Personuppgiftsansvarigas leverantörer

Följande leverantörer stödjer Lyylis egen verksamhet och är inte produktunderleverantörer för kundarbetsytans data. De listas i vårt leverantörsregister:

• Stripe: betalningsbehandling, bedrägeriförebyggande och prenumerationsfakturering. Stripe kan agera som självständig personuppgiftsansvarig för viss risk-, bedrägeri- och KYC-behandling.
• Pipedrive: B2B-prospektering och CRM för försäljningsleads och demoförfrågningar. Inte underleverantör för kundproduktdata.
• Slack: endast internt teamarbete inom Lyyli. Används inte för att leverera kundprodukten.
• PostHog och Cookiebot: marknadsföringswebbplatsens analys och samtyckeshantering (lyyli.ai), enligt cookiesamtycke.

Produktunderleverantörer för Lyyli-applikationen listas i DPA Bilaga 5 och i Trust Centers leverantörsregister.

3. GDPR-efterlevnad och rättsliga grunder för behandling

Som partner till expertorganisationer och reglerade branscher säkerställer och verifierar vi full efterlevnad av allmänna dataskyddsförordningen (GDPR):

• Rättsliga grunder för behandling: Vi behandlar personuppgifter främst för att fullgöra ett avtal (GDPR artikel 6.1 b) och på grund av berättigat intresse (GDPR artikel 6.1 f), till exempel för att säkerställa tjänstens säkerhet, funktion och administration. I vissa situationer, såsom kontinuerlig hämtning av data från tredjepartsintegrationer, begär vi separat samtycke från användaren (GDPR artikel 6.1 a). AI-assisterat arbete och användarstöd grundar sig på avtal eller berättigat intresse. Systemet fattar inte enbart automatiserade beslut som skulle ha betydande rättsliga effekter för den registrerade (se avsnitt 8).
• Dataminimering: Vi samlar in och behandlar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla de definierade användningssyftena.
• Återkallelse av samtycke: Du kan när som helst återkalla samtycke du har lämnat (till exempel gällande integrationer eller cookies) direkt via tjänstens inställningar eller genom att kontakta oss.

4. Delning av uppgifter och tredje parter

Vi säljer, hyr ut eller delar inte dina personuppgifter med tredje parter för deras direktmarknadsföring. Uppgifter delas och lämnas ut endast i följande begränsade situationer:

• Tjänsteleverantörer och AI-verktyg: Vi använder AI-verktyg vid tillhandahållande av tjänsten (såsom OpenRouter-routing) och valfria integrationspartners (Google Workspace, Recall.ai m.fl.). Valda AI-rutter använder Zero Data Retention (ZDR)-inställningar; ruttspecifika policyer dokumenteras i AI-modellregistret. Lyylis tekniska produktunderleverantörer finns i vår separata underleverantörslista (Bilaga 5).
• Integrationsvidarebefordran: När en användare beslutar att publicera producerat innehåll till en tredjepartsplattform (såsom LinkedIn) via Lyyli-applikationen vidarebefordras materialet till den aktuella tjänsten på användarens direkta begäran. Fortsatt behandling av uppgifterna omfattas av mottagande plattforms egna användarvillkor och integritetspolicyer.
• Internationella dataöverföringar: Personuppgifter kan överföras utanför EU och EES (till exempel till USA) i våra tjänsteleverantörers infrastruktur. Dessa överföringar genomförs med lagliga skyddsåtgärder såsom standardavtalsklausuler (SCC) godkända av Europeiska kommissionen och EU–US Data Privacy Framework, kompletterade vid behov med ytterligare tekniska skyddsåtgärder.

Observera att Lyyli.ai inte är knutet till Meta, LinkedIn eller andra sociala medieplattformar, och att dessa plattformar inte sponsrar, administrerar eller ansvarar för vår applikation.

5. Datasäkerhet

Vi implementerar efterlevnadsmässiga och lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter:

• Stark TLS-kryptering för all datatrafik och alla överföringar.
• Krypteringskontroller på infrastrukturnivå för all data i vila.
• Regelbundna säkerhetsrevisioner, sårbarhetsskanningar och tester.
• Strikt rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) och flerfaktorsautentisering (MFA).
• Dokumenterade rutiner för incidenthantering och anmälan av dataintrång.

6. Lagringstid för uppgifter

Vi behåller dina personuppgifter endast så länge det behövs för att uppfylla de användningssyften som beskrivs i denna policy:

• För att upprätthålla kundrelationen och tillhandahålla tjänsten.
• För att uppfylla lagstadgade skyldigheter, såsom bokföringslagstiftning.
• För att lösa eventuella tvister och verkställa avtal.

När dina personuppgifter inte längre behövs, eller när du begär radering av ditt konto eller specifika integrationer, raderas uppgifterna från aktiva system eller anonymiseras permanent utan onödig dröjsmål.

7. Cookies och spårning på marknadsföringswebbplatsen (lyyli.ai)

På vår offentliga marknadsföringswebbplats (lyyli.ai) använder vi nödvändiga cookies så att webbplatsen fungerar tekniskt korrekt. All annan besöksspårning, såsom analys, prestandaövervakning och annonsmätning, aktiveras endast om du ger uttryckligt samtycke (opt-in) i vår cookiebanner. Du kan ändra dina inställningar och återkalla samtycket när som helst.

Spårningslösningar som används på marknadsföringswebbplatsen (lyyli.ai)

• Cookiebot: Hantering av cookiesamtycke (CMP) (tekniskt nödvändig, inget samtycke krävs). (nödvändig)
• Google Analytics 4: Besöksanalys (kräver godkännande av statistikcookies). (samtycke)
• Google Ads: Konverteringsspårning och remarketing (kräver godkännande av marknadsföringscookies). (samtycke)
• LinkedIn Insight Tag: Mätning och inriktning av annonsresultat (kräver godkännande av marknadsföringscookies). (samtycke)

Överföringar utanför EU

Google och LinkedIn är amerikanska företag. Med ditt samtycke kan insamlade uppgifter överföras för behandling till USA i enlighet med EU–US Data Privacy Framework, eller standardavtalsklausuler (SCC) med tjänsteleverantörer används för att säkra överföringar.

Kampanj- och klickdata

Kampanjparametrar (UTM-taggar) och klickidentifierare (såsom Googles gclid, wbraid och gbraid eller LinkedIns li_fat_id) lagras i webbläsarens minne endast om du har gett samtycke till spårning. Dessa uppgifter kan överföras från marknadsföringswebbplatsen till applikationen (lyyli.app) via en krypterad handoff-mekanism för att mäta försäljningsattribuering. Denna överföring sätter inte tredjeparts marknadsföringscookies i applikationen.

Lagringsperioder

Google Analytics 4-analysdata lagras i våra system i 14 månader. Lagringsperioder för cookies och konverteringsdata som samlas in av annonsplattformar bestäms av respektive plattforms integritetspolicyer. Samtyckesinformation som du lämnar i Cookiebot lagras i webbläsaren tills cookien löper ut eller du återkallar samtycket i cookieinställningarna.

Cookieförklaring

8. Dina rättigheter som registrerad

Enligt allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) har du följande lagstadgade rättigheter avseende dina personuppgifter:

• Rätt till tillgång: Du kan begära bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och få en kopia av uppgifterna om dig.
• Rätt till rättelse: Du kan begära korrigering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig.
• Rätt till radering: Du kan begära radering av dina uppgifter från våra system (rätten att bli glömd) inom tillämplig lagstiftnings ramar.
• Rätt till begränsning och invändning: I vissa situationer kan du kräva att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter eller invänder mot behandling som grundar sig på vårt berättigade intresse.
• Rätt till dataportabilitet: Du kan begära överföring av uppgifter du aktivt har lämnat i maskinläsbart format till dig själv eller en annan tjänsteleverantör.
• Automatiserat beslutsfattande: Enligt GDPR artikel 22 bekräftar vi att vi inte fattar enbart automatiserade beslut baserade på dina personuppgifter som skulle ha rättsliga effekter för dig. AI fungerar alltid som stöd och hjälpmedel för mänskligt beslutsfattande.
• Rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndighet: Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter bryter mot dataskyddslagstiftningen har du rätt att lämna klagomål till datainspektionen (tietosuoja.fi).
• Rätt att invända mot direktmarknadsföring och relaterad profilering.

Vi verifierar alltid identiteten hos den person som gör en begäran innan dataskyddsrättigheter verkställs och uppgifter lämnas ut för att förebygga missbruk. Du kan utöva dina rättigheter genom att skicka e-post till hello@lyyli.ai eller använda applikationens egna inställningssidor.

9. Kontakta oss

Om du har frågor om denna integritetspolicy, behandlingsåtgärder som rör dina uppgifter eller vill utöva dina rättigheter, kontakta våra specialister direkt:

• Allmän kundservice och administration: hello@lyyli.ai
• Företagets adress: Lyyli AI Oy, Petäiköntie 384, 77380 Kantala

10. Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy för att återspegla förändringar i våra juridiska eller tekniska rutiner. Vi informerar kunder om betydande och väsentliga ändringar genom att publicera en ny version på denna sida och uppdatera datumet "Senast uppdaterad" i början av policyn.