Lyyli
Päätös syntyi kokouksessa. Viestintätyö voi alkaa heti.
Meeting Agent auttaa tunnistamaan kokouksesta viestintää vaativia päätöksiä, aiheita ja jatkotoimia, jotka voidaan tuoda viestintätiimin arvioitaviksi. Tiimi päättää, mistä tehdään tehtävä, kuka ottaa sen vastuulleen ja miten asia viedään eteenpäin.
Mikä Meeting Agent on?
Meeting Agent on Lyylin kokousagentti. Se liittyy kalenterista Google Meet-, Microsoft Teams- tai Zoom-kokoukseen, litteroi keskustelun, tunnistaa puhujia ja nostaa viestintäehdotuksia. Ihminen hyväksyy tai hylkää ehdotukset. Hyväksytyt ehdotukset voidaan siirtää sisältökorteiksi työnkulkuun.
Kenelle kokousagentti sopii?
Viestintätiimeille ja viestintäjohtajille, joiden tärkeät päätökset ja viestintätarpeet syntyvät kokouksissa. Sopii Growth- ja Professional-paketteihin. Growth sisältää 5 tuntia kuukaudessa, Professional 30 tuntia.
Näin kokous muuttuu viestintätyöksi
- 1
Kutsu Meeting Agent kalenterista Meet-, Teams- tai Zoom-kokoukseen
- 2
Agentti litteroi keskustelun ja koostaa yhteenvedon
- 3
Se nostaa viestintäehdotuksia tiimin tarkistettavaksi
- 4
Hyväksy tai hylkää ehdotukset. Hyväksytyt siirtyvät sisältökorteiksi
- 5
Jatka suunnittelua, tuotantoa ja hyväksyntää Lyylissä. Vie valmis sisältö organisaation nykyisiin julkaisukanaviin
Esimerkkiskenaario: johtoryhmästä sisäiseen tiedotteeseen
Johtoryhmä päättää organisaatiomuutoksesta, josta tarvitaan henkilöstöviesti, esihenkilöiden taustamateriaali ja sidosryhmäviesti. Sen sijaan, että viestintätarve muistetaan myöhemmin sähköpostin tai kokousmuistiinpanojen perusteella, se voidaan tuoda suoraan osaksi yhteistä työjonoa.
Ennen
Meeting Agent kalenteriin
Viestintäjohtaja kutsuu Meeting Agentin Google Meet -kokoukseen kalenterista. Agentti liittyy kokoukseen ja litteroi keskustelun.
Kokous
Ehdotukset nousevat automaattisesti
Agentti koostaa yhteenvedon ja nostaa viestintäehdotuksia: sisäinen tiedote henkilöstölle, esihenkilöbrief ja mahdollinen FAQ. Ihminen näkee ehdotukset yhdessä näkymässä.
Jälkeen
Hyväksyntä sisältökorteiksi
Tiimi hyväksyy sisäisen tiedotteen ja esihenkilöbriefin, hylkää ylimääräisen some-ehdotuksen. Hyväksytyt siirtyvät sisältökorteiksi Kanbaniin omistajineen ja määräaikoineen.
Vienti
Hyväksytty sisältö kanaviin
Luonnokset viimeistellään organisaation äänellä, kommentoidaan kortilla ja hyväksytään Professionalissa. Valmis teksti viedään organisaation nykyisiin julkaisukanaviin, kuten intraan tai Teams-päivitykseen.
Miksi kokous on usein viestintävelan lähde
Päätökset syntyvät kokouksissa, mutta viestintä jää muistiinpanoihin, chattiin tai yhden ihmisen vastuulle. Kokouksissa syntyvät viestintätarpeet eivät jää muistiinpanoihin: Meeting Agent tekee tarpeet näkyviksi, ja tiimi päättää, mitä viedään eteenpäin. Agentti ei julkaise automaattisesti.
Tyypilliset käyttötapaukset
Johtoryhmän päätös sisäiseksi viestiksi
Kokouksessa syntyy päätös. Meeting Agent nostaa ehdotuksen, tiimi hyväksyy sen sisältökortiksi ja jakaa vastuut kohderyhmittäin.
Projektipalaverista monikanavainen kokonaisuus
Samasta kokouksesta syntyy ehdotuksia sisäiseen tiedotteeseen, some-päivitykseen ja uutiskirjeeseen. Jokainen haara etenee omalla kortillaan.
Viestintävelka pois muistiinpanoista
Ehdotukset eivät jää Teams-chattiin tai henkilökohtaisiin muistiinpanoihin. Ne näkyvät yhteisessä työtilassa käsiteltävinä.
Meeting Agent vs. pelkkä litterointi
Litterointi auttaa muistamaan. Meeting Agent auttaa tekemään viestintätyötä.
| Pelkkä litterointi | Meeting Agent | |
|---|---|---|
| Tulos | Tekstitiedosto | Viestintäehdotuksia käsiteltäväksi |
| Seuraava vaihe | Manuaalinen poiminta | Hyväksy tai hylkää, siirrä sisältökortiksi |
| Omistajuus | Epäselvä | Työnkulku Kanbanissa ja kalenterissa |
| Julkaisu | Ei prosessia | Hyväksyntä Lyylissä, vienti kohdealustalle |
Usein kysytyt
- Julkaiseeko Meeting Agent sisältöä kanaviin?
- Ei. Agentti litteroi ja ehdottaa. Tiimi hyväksyy ehdotukset, viimeistelee sisällön ja vie sen organisaation nykyisiin julkaisukanaviin.
- Mitä kokouspalveluita tuetaan?
- Google Meet, Microsoft Teams ja Zoom kalenterikutsun kautta.
- Kuinka paljon Meeting Agentia sisältyy paketteihin?
- Growth: 5 tuntia kuukaudessa. Professional: 30 tuntia kuukaudessa.
- Onko Teams Idea Collector sama asia?
- Ei. Meeting Agent on käytössä kokouksissa. Teams Idea Collector on erillinen roadmap-ominaisuus.
Liittyvät sivut
Haluatko nähdä, miltä viestintätyönkulku näyttää teidän tiimillänne?
Varaa demo ja katsotaan yhdessä, miten Lyyli sopii viestintätiiminne arkeen.
Yksi päätös muuttuu sujuvasti valmiiksi viestinnäksi
Kun päätös syntyy kokouksessa, Meeting Agent muodostaa siitä viestintäehdotukset. Tiimi siirtää parhaat ideat tuotantoon ja hyväksyy kanavakohtaiset versiot ilman sähköpostirumbaa.
Päätös kokouksessa
Linjaus tai päätös syntyy esimerkiksi johtoryhmän Teams-, Meet- tai Zoom-kokouksessa.
Viestintätarpeiden tunnistus
Meeting Agent poimii keskustelusta olennaiset teemat ja tekee niistä valmiit viestintäehdotukset.
Ideat suoraan työn alle
Viestintätiimi valitsee osuvimmat ehdotukset ja siirtää ne suoraan sisältötaululle.
Kanavaversiot ja vastuut kuntoon
Yhdestä teemasta muodostetaan tekijät, aikataulut ja brändinmukaiset versiot eri kanaviin samaan näkymään.
Kommentointi ja hyväksyntä
Palautekierrokset, korjausehdotukset ja johdon virallinen hyväksyntä hoidetaan suoraan sisältökortilla.
Valmis viestintä käyttöön
Tarkastettu ja viimeistelty sisältö on heti valmis vietäväksi kohdekanaviin.