Lyyli
Yksi muutos vaatii kymmeniä viestejä eri kohderyhmille. Lyyli pitää kokonaisuuden hallinnassa.
Kun organisaatio muuttuu, johdon, HR:n ja viestinnän on nähtävä sama kokonaisuus. On tiedettävä tarkasti, mitä eri kohderyhmille kerrotaan, milloin viestitään ja kuka vastaa mistäkin osuudesta. Lyyli kokoaa viestit, vastuut, aikataulut, kommentit ja hyväksynnät yhteen jaettavaan työnkulkuun.
Muutosviestintä ilman pirstaloituneita sähköpostiketjuja
Muutoksen läpivienti epäonnistuu harvoin huonoon strategiaan, vaan useammin viestinnän hajoamiseen. Yhdestä johtoryhmän päätöksestä syntyy esihenkilöohjeita, henkilöstötiedotteita, intranet-uutisia, Q&A-materiaaleja ja sidosryhmäkirjeitä. Lyyli toimii viestinnän toiminnanohjausjärjestelmänä, jossa päätös muutetaan selkeäksi suunnitelmaksi, jaetuiksi tehtäviksi ja hyväksytyiksi sisällöiksi eri yleisöille.
Kenelle tämä on tehty?
Viestintäjohdolle, HR-tiimeille, muutosjohtajille ja johtoryhmille, jotka haluavat varmistaa, että kaikki osapuolet jakavat saman tilannekuvan ja että jokainen viesti lähtee maailmalle tarkastettuna.
Näin muutosviestintä etenee Lyylissä
- 1
Tallenna päätös ja tavoite
Kirjaa muutos projektiksi tavoitteineen. Jos päätös syntyi palaverissa, Meeting Agent voi poimia kokouksesta suoraan keskeiset viestintätarpeet ja päätöskohdat työpöydälle.
- 2
Määrittele kohderyhmät ja kanavat
Jaa kokonaisuus selkeisiin osiin eri yleisöille, kuten esihenkilöille, koko henkilöstölle, asiakkaille ja medialle.
- 3
Aseta vastuut ja aikataulut
Luo tehtävät, nimeä vastuuhenkilöt ja aseta määräajat kalenteri- tai Kanban-näkymään. Koko tiimi näkee yhdellä silmäyksellä työn etenemisen.
- 4
Rakenna sisällöt ja Q&A-materiaalit
Tuota ja hio eri viestiversiot brändin ja ohjeistuksen mukaisesti. Keskustelu, korjaukset ja palaute käydään suoraan kyseisen sisällön yhteydessä, ei erillisissä viesteissä.
- 5
Hyväksy ja julkaise
Tarkasta faktat HR:n ja johdon kanssa, hyväksy lopulliset versiot audit trailin kera ja vie valmis materiaali organisaation omiin julkaisukanaviin.
Käytännön esimerkki: Organisaatiomuutos kolmelle kohderyhmälle
Johtoryhmä hyväksyy uuden toimintamallin. HR ja viestintä tarvitsevat yhteisen näkymän siihen, miten asia avataan esihenkilöille, työntekijöille ja keskeisille yhteistyökumppaneille.
1
Päätös ja tavoite
Muutos avataan projektina. Tavoitteet, aikataulut ja vastuut ovat heti koko tiimin näkyvillä.
2
Kohderyhmäkohtaiset sisällöt
Jokaiselle yleisölle luodaan oma sisältönsä, kuten esihenkilöiden taustamateriaali, henkilöstön tiedote ja sidosryhmäkirje. Myös muutos-FAQ rakennetaan samaan näkymään.
3
Tarkastus ja kommentointi
HR tarkistaa asiasisällöt ja viestintä vastaa äänensävystä. Suojatun tarkastuslinkin avulla myös tiimin ulkopuoliset asiantuntijat voivat kommentoida tekstejä suoraan työnkulussa.
4
Hyväksyntä ja julkaisu
Professional-tason hyväksyntäprosessi varmistaa, että jokainen versio saa tarvittavan katselmoinnin ennen jakamista intraan, sähköpostiin tai Teamsiin.
Miksi johtoryhmä ja HR arvostavat Lyyliä?
Kokonaiskuva säilyy
Näette reaaliajassa, mitkä viestit ovat valmiina, mitkä odottavat kommentteja ja kenen pöydällä seuraava toimenpide on.
Vähemmän sähköpostirallia
Kommentit, versiohistoria ja korjaukset pysyvät tallessa oikean sisällön yhteydessä.
Turvallinen ja hallittu prosessi
Audit trail tallentaa hyväksynnät. Julkaisupäätös ja vastuu säilyvät aina ihmisellä.
Muutosviestintä sähköpostissa vs. Lyylissä
| Työvaihe | Perinteinen malli (sähköposti ja chat) | Lyylin työnkulku |
|---|---|---|
| Kohderyhmät | Viestit ja versiot leviävät eri ketjuihin | Kaikki kohderyhmät ja kanavat samassa suunnitelmassa |
| Vastuut | Epäselvyys siitä, kuka tekee ja mitä | Nimetyt omistajat, selkeät tehtävät ja määräajat |
| Q&A ja kysymykset | Hajallaan henkilökohtaisissa muistiinpanoissa | Yhteisesti koottu ja päivittyvä materiaali |
| Hyväksyntä | "Käykö tämä kaikille?" -viestiralli | Selkeä hyväksyntäprosessi ja todennettava audit trail |
Katso, miltä viestintänne näyttää ulospäin
Maksuton viestintäanalyysi käy läpi organisaationne julkista verkkosisältöä ja nostaa esiin havaintoja esimerkiksi viestikärjistä, brändiäänestä sekä sisältöjen yhtenäisyydestä. Saat yhteenvedon sähköpostiisi muutamassa minuutissa.
Tee maksuton viestintäanalyysiUsein kysytyt kysymykset
- Miten ulkopuoliset asiantuntijat tai esihenkilöt voivat tarkastaa materiaaleja?
- Voit jakaa sisällöstä suojatun tarkastuslinkin henkilöille, joilla ei ole pääsyä koko järjestelmään. He voivat lukea ja kommentoida luonnosta suoraan selaimessa ilman erillistä kirjautumisrumbaa.
- Korvaako Lyyli nykyiset viestintäkanavamme, kuten intranetin tai Teamsin?
- Ei korvaa, vaan Lyyli toimii suunnittelun, valmistelun ja hyväksynnän alustana. Kun tekstit ja materiaalit on hyväksytty, ne viedään julkaistavaksi organisaationne nykyisiin kanaviin.
- Miten tekoälyä hyödynnetään muutosviestinnässä?
- Tekoäly toimii työn tukena. Se auttaa esimerkiksi tiivistämään kokousmuistiinpanoista viestintätarpeita, luonnostelemaan eri versioita eri kohderyhmille tai muodostamaan kattavia Q&A-listauksia. Ihminen vastaa aina sisällön tarkistamisesta, hyväksymisestä ja julkaisusta.
Liittyvät sivut
Haluatko nähdä, miltä viestintätyönkulku näyttää teidän tiimillänne?
Varaa demo ja katsotaan yhdessä, miten Lyyli sopii viestintätiiminne arkeen.