Lyyli
Kriisitilanteessa jokainen minuutti ja jokainen sana ratkaisee. Lyyli pitää viestinnän hallinnassa.
Kun häiriötilanne tai mainehaaste iskee, johdon, viestinnän, lakitiimin ja asiantuntijoiden on toimittava saumattomasti yhteen. Viestien pitää lähteä nopeasti, mutta faktojen ja hyväksyntöjen on oltava aukottomia. Lyyli kokoaa tilannekuvan, lausunnot, tiedotteet, puheenaiheet ja hyväksyntäketjut yhteen selkeään työnkulkuun.
Selkeä tilannekuva ja nopea reagointi ilman sähköpostikaaosta
Kriisiviestintä epäonnistuu harvoin hyvien aikeiden puutteeseen, vaan siihen, että tieto pirstaloituu. Kun tiedotustarpeita käsitellään samanaikaisesti puheluissa, pikaviesteissä ja sähköpostiluonnoksissa, syntyy helposti väärinkäsityksiä, vanhentuneita versioita ja hitaita hyväksyntäkierroksia. Lyyli toimii viestinnän toiminnanohjausjärjestelmänä poikkeustilanteissa. Se auttaa muuttamaan nopeasti kertyvät faktat ja tilannearviot selkeiksi lausunnoiksi, vastineiksi, henkilöstöinfoiksi ja Q&A-materiaaleiksi. Jokainen viesti etenee tarkastetusti ja hyväksytysti oikeaan kanavaan.
Kenelle tämä on tehty?
Viestintäjohtajille, kriisiryhmille, toimitusjohtajille, asiantuntijoille ja lakitiimeille, joiden on pystyttävä muodostamaan yhteinen viestintärintama minuuteissa ilman virheitä.
Näin kriisiviestintä etenee hallitusti Lyylissä
- 1
Avaa kriisitilanteen työtila ja kokoa faktat
Perusta poikkeustilanteelle oma projekti tai tilannehuone. Jos tilannetta käsitellään Teams-, Zoom- tai Meet-kokouksessa, Meeting Agent voi koota palaverin avainkohdat, havaitut faktat ja sovittavat viestintätarpeet suoraan työpöydälle.
- 2
Rakenna viestipuu eri kohderyhmille
Luo samasta tilannekuvasta versiot eri yleisöille, kuten medialle, henkilöstölle, asiakkaille, päättäjille ja johtoryhmälle. Yhtenäinen perusviesti pysyy samana, mutta näkökulmat mukautetaan kohderyhmittäin.
- 3
Valmistele Q&A ja puheenparret edustajille
Tekoäly auttaa ennakoimaan vaikeita kysymyksiä ja muodostamaan laajan kysymys ja vastaus -pankin taustamateriaaliksi organisaation virallisille lausunnonantajille ja asiakaspalvelulle.
- 4
Tarkasta asiasisällöt nopeasti asiantuntijoiden kanssa
Jaa suojatut tarkastuslinkit juristeille, teknisille asiantuntijoille tai johdolle. He voivat kommentoida ja vahvistaa faktat suoraan luonnokseen ilman viestiketjujen kertaamista.
- 5
Vahvista hyväksynnät todennettavasti ja julkaise
Professional-tason hyväksyntäketju ja audit trail tallentavat tiedon siitä, kuka hyväksyi minkäkin version ja milloin. Hyväksytty materiaali viedään välittömästi organisaation omiin julkaisukanaviin.
Käytännön esimerkki: Äkillinen tietoturva- tai palvelukatkotilanne
Organisaation kriittisessä palvelussa havaitaan häiriö, josta alkaa tulla kyselyitä asiakkailta ja medialta. Tilanne vaatii nopeaa reagointia ja varmaa viestintää.
1
Tilanteen haltuunotto
Häiriö avataan Lyylissä projektiksi. Viestintätiimi ja tekninen johto näkevät heti, mitä toimenpiteitä valmistellaan.
2
Kanavakohtaiset sisällöt
Luodaan rinnakkain verkkosivujen häiriötiedote, asiakaspalvelun tukilinjaukset, henkilöstön sisäinen tilannekatsaus ja medialle annettava lausunto.
3
Kysymysten ennakointi
Tiimi laatii Q&A-rungon todennäköisistä jatkokysymyksistä, jolloin asiakaspalvelu ja tiedottajat osaavat vastata yhtenäisellä linjalla.
4
Johdon hyväksyntä ilman viivettä
Lakiasioista vastaava ja toimitusjohtaja tarkastavat ja kuittaavat virallisen lausunnon suoraan järjestelmässä.
5
Jäljitettävyys ja opit
Kaikki kommentit, korjaukset ja hyväksynnät jäävät talteen audit trailiin jälkiarviointia ja viranomaisraportointia varten.
Miksi johto ja kriisiviestintätiimi valitsevat Lyylin?
Rauhallinen ja hallittu tilannekuva
Näette heti, mitkä lausunnot ovat valmiina, kuka tarkastaa luonnosta ja mitkä kanavat odottavat päivitystä.
Yhtenäinen viestintälinja
Kaikki tiedotteet, Q&A-materiaalit ja puheenaiheet nojaavat samoihin vahvistettuihin faktoihin eri kanavissa ja eri edustajien puheissa.
Aukoton hyväksyntäketju
Professional-tason audit trail varmistaa todennettavuuden. Tiedätte tarkasti, kuka antoi julkaisuluvan millekin versiolle.
Ihminen päättää aina
Tekoäly auttaa tiivistämään ja luonnostelemaan nopeasti suurenkin tietomäärän, mutta lopullinen toimituksellinen vastuu ja julkaisupäätös säilyvät aina ihmisellä.
Kriisiviestintä hajallaan vs. Lyylin työnkulussa
| Työvaihe | Perinteinen malli (sähköpostit ja puhelut) | Lyylin työnkulku |
|---|---|---|
| Tilannekuvan kokoaminen | Tiedot hajallaan muistioissa ja pikaviesteissä | Kaikki faktat, luonnokset ja toimenpiteet yhdessä näkymässä |
| Viestien versiointi | Epäselvyys siitä, mikä liitetiedosto on viimeisin | Yksi virallinen versiohistoria ja selkeä muokkaustila |
| Puhehenkilöiden ohjeistus | Ohjeet toimitetaan useissa eri viesteissä | Yhteinen Q&A ja lausuntopohja kaikkien edustajien saatavilla |
| Hyväksyntäketju | Suulliset luvat ja sähköpostikuittaukset | Dokumentoitu hyväksyntäprosessi ja todennettava audit trail |
| Jälkianalyysi | Vaikea selvittää jälkikäteen, mitä päätettiin milloinkin | Täydellinen loki viestien valmistelusta ja hyväksynnöistä |
Katso, miltä viestintänne näyttää ulospäin
Maksuton viestintäanalyysi käy läpi organisaationne julkista verkkosisältöä ja nostaa esiin havaintoja esimerkiksi viestikärjistä, brändiäänestä sekä sisältöjen yhtenäisyydestä. Saat yhteenvedon sähköpostiisi muutamassa minuutissa.
Tee maksuton viestintäanalyysiUsein kysytyt kysymykset
- Miten nopeasti kriisityötila saadaan pystyyn poikkeustilanteessa?
- Lyylissä uuden projektin ja siihen liittyvien sisältökorttien luominen vie vain muutaman sekunnin. Voit myös käyttää valmiita viestipohjia, jolloin eri kohderyhmien viestirungot ja Q&A-rakenteet ovat heti käytettävissä.
- Miten ulkopuoliset asiantuntijat tai juristit voivat tarkastaa lausuntoja?
- Voit jakaa luonnoksesta suojatun tarkastuslinkin. Asiantuntija pääsee lukemaan ja kommentoimaan tekstiä suoraan verkkoselaimessa ilman erillistä käyttäjätunnusta tai järjestelmäasennusta.
- Käytetäänkö kriisiviestintämme luottamuksellista dataa tekoälyn kouluttamiseen?
- Ei koskaan. Kaikki asiakasdata ja syötetyt tekstit käsitellään luottamuksellisesti, eikä niitä käytetä yleisten kielimallien opettamiseen. Voit lukea tarkemmat tiedot tietoturvastamme ja sopimusehdoistamme Trust Centeristämme.
- Korvaako Lyyli viralliset tiedotejakelukanavat tai hälytysjärjestelmät?
- Lyyli ei korvaa hälytysjärjestelmiä, tiedotejakelupalveluita tai verkkosivujanne. Se toimii tilanteen hallinnan, viestien laatimisen, asiantuntijatarkastuksen ja virallisen hyväksynnän alustana ennen materiaalien viemistä julkisuuteen.
Liittyvät sivut
Haluatko nähdä, miltä viestintätyönkulku näyttää teidän tiimillänne?
Varaa demo ja katsotaan yhdessä, miten Lyyli sopii viestintätiiminne arkeen.