Tietosuojaseloste ja tietosuojakäytäntö

1. Tietojen kerääminen

Keräämme tietoja, joita annat meille suoraan palvelun käytön yhteydessä. Näitä tietoja ovat:

• Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Yritystiedot ja roolitiedot: yrityksen nimi, ammattinimike ja vastuualueet.
• Viestintäasetukset ja tiimin koko: käyttäjän valitsemat asetukset ja organisaation laajuus.
• Viestit ja sisällöt: sisältö, jonka päätät jakaa tekoälyavusteisen viestintäassistenttimme kanssa (kuten kehotteet, tekstit ja dokumentit).

Kun asiakasorganisaatio tallentaa Lyyli-palveluun omia työntekijöitään, asiakkaitaan, kokousosallistujiaan tai muita henkilöitä koskevaa sisältöä, asiakas toimii itse rekisterinpitäjänä ja Lyyli toimii henkilötietojen käsittelijänä liitteenä olevan tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti.

Kolmansien osapuolten integraatiot

Jos yhdistät Lyyli.ai-tilisi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun (kuten LinkedIn, Microsoft Teams, Slack tai sähköpostipalvelut), saamme kyseisestä palvelusta tietoja antamasi valtuutuksen mukaisesti. Näitä tietoja voivat olla käyttäjäprofiilin tiedot (kuten nimi ja profiilikuva), verkostotiedot sekä viestisisällöt. Käytämme näitä siirrettyjä tietoja ainoastaan palvelun tuottamiseen, kuten viestiluonnosten luomiseen tai hyväksyttyjen sisältöjen valmisteluun antamiesi ohjeiden mukaisesti. Suoria kanavajulkaisurajapintoja ei ole; hyväksytty sisältö viedään kohdealustalle.

2. Miten käytämme tietojasi

Käytämme keräämiämme tietoja seuraaviin erikseen määriteltyihin tarkoituksiin:

• Tarjotaksemme ja parantaaksemme tekoälypohjaisia viestintäpalveluitamme.
• Tekoälyavusteinen työ ja asiakaspalvelu: tuemme asiakastyötä, viestintää ja sisällön valmistelua tekoälytyökaluilla ja integraatioilla. Henkilötietoja suojataan ja käsitellään kulloinkin käytössä olevien palvelureittien kautta palvelun tuottamiseksi ja sen laadun varmistamiseksi.
• Vastataksemme yhteydenottoihisi ja tarjotaksemme teknistä asiakastukea.
• Lähettääksemme järjestelmää ja palvelua koskevia päivityksiä sekä tärkeitä hallinnollisia ilmoituksia.
• Analysoidaksemme alustan käyttötapoja, jotta voimme parantaa palvelun suorituskykyä ja tietoturvaa.
• Mahdollistaaksemme integraatiot kolmansien osapuolten palveluihin (aina käyttäjän omasta pyynnöstä ja suostumuksella).
• Hallinnoidaksemme asiakastilejä, laskutusta ja sopimusvelvoitteita.
• Järjestelmän tietoturvan varmistamiseksi, väärinkäytösten estämiseksi ja toimenpiteiden auditointia varten.

2b. Outbound-viestintä ja prospektointi

Myynnissä ja markkinoinnissa voimme käsitellä potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja ja kiinnostuksenilmaisuja seuraavissa tilanteissa:

• Kun täytät yhteydenottolomakkeen, varaat esittelytapaamisen (demo), ilmoittaudut webinaariin tai olet muutoin meihin yhteydessä.
• Kun käytät kampanjalinkkejämme (UTM-parametrit ja klikkitunnisteet tallennetaan suostumuksesi jälkeen).
• Kun synkronoimme potentiaalisten asiakkaiden tietoja CRM-asiakkuudenhallintajärjestelmäämme (kuten Pipedrive) myynnin ja asiakkuussuhteiden hoitamiseksi.
• Kun lähetämme palveluun liittyviä viestejä, joihin olet antanut suostumuksesi tai joiden lähettämiseen meillä on muu laillinen peruste.

Tietolähteet

• Yritysten julkiset verkkosivustot ja ammatilliset sosiaalisen median profiilit (kuten LinkedIn).
• Julkiset yritysrekisterit sekä aikaisempi CRM-historia tai yhteydenotot.
• Kaupalliset kumppanit ja yhteystietopalvelut soveltuvin osin.

Käsittelyn tarkoitus ja oikeudellinen peruste

Tavoitteena on tunnistaa asiaankuuluvat yrityspäättäjät (B2B-kontaktit), tarjota heidän työtehtäviinsä liittyviä palveluita, hallinnoida viestintäkieltoja sekä mitata myyntitoimenpiteiden tehokkuutta. Oikeudellisena käsittelyperusteena toimii oikeutettu etu (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Suoraa sähköistä markkinointia arvioidaan tapauskohtaisesti työroolin ja työyhteystietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme hyödyntää tietoja ihanteellisen asiakasprofiilin (ICP) määrittelyyn, työnkulkujen priorisointiin sekä yhteydenottojen luokitteluun. Tähän käsittelyyn ei liity sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi rekisteröidylle merkittäviä oikeusvaikutuksia tai joka johtaisi sitoviin automaattisiin päätöksiin.

Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa ilman erillisiä perusteluita. Vastustuspyynnöt käsitellään viipymättä. Voit lähettää pyynnön osoitteeseen hello@lyyli.ai.

2c. Kokousagentti ja tallenteet

Mikäli otat käyttöön AI Meeting Agent -kokousagentin tai yhdistät kalenterisi tai videokokouspalvelusi (kuten Google Meet, Microsoft Teams tai Zoom) Lyyliin, voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• Kokouskutsut, osallistujien perustiedot ja kalenteritapahtumien tiedot.
• Kokousten litteroinnit (transkriptiot), puhujatunnistukset sekä kokouskeskusteluista johdetut analyysit ja tiivistelmät.
• Kokoustallenteet ja niihin liittyvät metatiedot palvelun tuottamiseksi ja laadun varmistamiseksi.

Asiakasorganisaatio on itsenäisesti vastuussa siitä, että se tiedottaa kokouksen osallistujia tallennuksesta ja litteroinnista sovellettavan lainsäädännön ja omien sisäisten käytäntöjensä mukaisesti. Lyyli toimii asiakkaan määrittämän kokousdatan osalta henkilötietojen käsittelijänä tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) mukaisesti.

2d. Julkiset linkit, integraatiot ja ulkoinen kommentointi

Käyttäessäsi palvelun eri toiminnallisuuksia voimme käsitellä henkilötietoja seuraavissa yhteyksissä:

• Kun jaat tuotettua sisältöä kolmannen osapuolen alustoille (kuten LinkedIn) käyttäjän nimenomaisesta toimeksiannosta.
• Kun luot ja jaat suojatun katselulinkin ulkoista kommentointia tai hyväksyntää varten.
• Kun otat käyttöön Microsoft Teams-, Slack- tai sähköpostikohtaisia integraatioita.
• Kun ideankerääjä (Idea Collector) tai vastaava botti kerää ideoita määritetyiltä chat-kanavilta organisaationne asetusten mukaisesti.

Asiakas hallitsee täysin jaettuja tarkistuslinkkejä, niiden voimassaoloaikoja sekä oikeuksien perumista, ja vastaa itsenäisesti siitä, kenelle linkit ja pääsy jaetaan.

2e. Integraatiodata

Kun asiakas yhdistää järjestelmään integraatioita (kuten sähköposti, kalenteri, Slack, Teams, LinkedIn, Google- tai Microsoft-palvelut), käsittelemme näiden ulkoisten palveluiden dataa asiakkaan ohjeiden mukaisesti palvelun tuottamiseksi (esimerkiksi viestiluonnosten luomiseen, kalenteritapahtumien analysointiin tai sisällön hyväksyntätyönkulkuihin). Suoria kanavajulkaisurajapintoja ei ole. Integraatiodatan käsittelyä ohjaavat aina asiakkaan antamat ohjeet sekä DPA-sopimus, jossa Lyyli toimii henkilötietojen käsittelijänä.

2f. Rekisterinpitäjäpuolen palveluntarjoajat

Seuraavat palveluntarjoajat tukevat Lyylin omaa liiketoimintaa eivätkä ole tuotteen alikäsittelijöitä asiakastyötilan datalle. Ne on lueteltu toimittajarekisterissämme:

• Stripe: maksujen käsittely, petosten esto ja tilauslaskutus. Stripe voi toimia erillisenä rekisterinpitäjänä tietyssä riski-, petos- ja KYC-käsittelyssä.
• Pipedrive: B2B-prospektointi ja CRM myyntiliideille ja demopyynnöille. Ei tuotteen alikäsittelijä asiakasdatalle.
• Slack: vain Lyylin sisäinen tiimiviestintä. Ei asiakkaalle näkyvän tuotteen tuottamiseen.
• PostHog ja Cookiebot: markkinointisivuston analytiikka ja suostumusten hallinta (lyyli.ai), evästesuostumuksen mukaisesti.

Lyyli-sovelluksen tuotteen alikäsittelijät on lueteltu DPA-sopimuksen liitteessä 5 ja Trust Centerin toimittajarekisterissä.

3. GDPR-vaatimustenmukaisuus ja käsittelyperusteet

Asiantuntijaorganisaatioiden ja säänneltyjen toimialojen kumppanina varmistamme ja todennamme täyden vaatimustenmukaisuuden yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) kanssa:

• Käsittelyperusteet: Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti sopimuksen täytäntöönpanemiseksi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä oikeutetun edun perusteella (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), esimerkiksi palvelun tietoturvan, toimivuuden ja hallinnon takaamiseksi. Tietyissä tilanteissa, kuten jatkuvassa tietojen haussa kolmansien osapuolten integraatioista, pyydämme käyttäjältä erillisen suostumuksen (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Tekoälyavusteinen työ ja käyttötuki perustuvat sopimukseen tai oikeutettuun etuun. Järjestelmässä ei tehdä yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröidylle merkittäviä oikeusvaikutuksia (katso kohta 8).
• Tietojen minimointi: Keräämme ja käsittelemme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä määritettyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
• Suostumuksen peruuttaminen: Voit peruuttaa antamasi suostumuksen (esimerkiksi integraatioiden tai evästeiden osalta) milloin tahansa suoraan palvelun asetuksista tai ottamalla meihin yhteyttä.

4. Tietojen jakaminen ja kolmannet osapuolet

Emme myy, vuokraa tai jaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille heidän suoramarkkinointitarkoituksiinsa. Tietoja jaetaan ja luovutetaan ainoastaan seuraavissa rajatuissa tilanteissa:

• Palveluntarjoajat ja tekoälytyökalut: Käytämme palvelun tuottamisessa tekoälytyökaluja (kuten OpenRouter-reititystä) ja valinnaisia integraatiokumppaneita (Google Workspace, Recall.ai jne.). Valituilla tekoälyreiteillä käytetään Zero Data Retention (ZDR) -asetuksia; reittikohtaiset käytännöt on kuvattu AI-mallirekisterissä. Lyylin tuotteen tekniset alikäsittelijät on lueteltu erillisessä alikäsittelijäluettelossa (Liite 5).
• Kanavajulkaisu: Lyyliissä ei ole suoria julkaisurajapintoja. Kun käyttäjä hyväksyy valmiin sisällön ja julkaisee sen itse valitsemallaan kohdealustalla, tietojen jatkokäsittelyyn sovelletaan kyseisen alustan omia käyttöehtoja ja tietosuojaselosteita.
• Kansainväliset tietojen siirrot: Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle (kuten Yhdysvaltoihin) käyttämiemme palveluntarjoajien infrastruktuurissa. Nämä siirrot toteutetaan lainmukaisilla suojamekanismeilla, kuten Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (SCC) ja EU–US Data Privacy Framework -tietosuojakehyksellä, ja niitä täydennetään tarvittaessa teknisillä lisäsuojatoimilla.

Huomaathan, että Lyyli.ai ei ole sidoksissa Metaan, LinkedIniin tai muihin sosiaalisen median alustoihin, eivätkä nämä alustat sponsoroi, hallinnoi tai vastaa sovelluksestamme.

5. Tietoturva

Toteutamme vaatimustenmukaisia ja asianmukaisia teknisiä sekä organisatorisia turvatoimia henkilötietojesi suojaamiseksi:

• Vahva TLS-salaus kaikessa tietoliikenteessä ja tiedonsiirrossa.
• Infrastruktuuritasojen salauskontrollit kaikelle levossa olevalle datalle (data at rest).
• Säännölliset järjestelmän turvallisuusauditoinnit, haavoittuvuusskannaukset ja testaukset.
• Tiukka roolipohjainen pääsynhallinta (RBAC) ja monivaiheinen tunnistautuminen (MFA).
• Dokumentoidut häiriönhallinta- ja tietomurtoilmoitusmenettelyt.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:

• Asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja palvelun tarjoamiseksi.
• Lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolainsäädännön, noudattamiseksi.
• Mahdollisten riitatilanteiden ratkaisemiseksi ja sopimusten täytäntöönpanemiseksi.

Kun henkilötietojasi ei enää tarvita, tai kun pyydät tilisi tai tiettyjen integraatioiden poistamista, tiedot poistetaan aktiivisista järjestelmistä tai anonymisoidaan pysyvästi ilman aiheetonta viivytystä.

7. Evästeet ja seuranta markkinointisivustolla (lyyli.ai)

Käytämme julkisella markkinointisivustollamme (lyyli.ai) välttämättömiä evästeitä, jotta sivustomme toimii teknisesti oikein. Kaikki muu kävijäseuranta, kuten analytiikka, suorituskyvyn seuranta ja mainonnan mittaaminen, otetaan käyttöön ainoastaan silloin, jos annat siihen nimenomaisen suostumuksesi (opt-in) evästebannerissamme. Voit muuttaa asetuksiasi ja perua suostumuksesi milloin tahansa.

Markkinointisivustolla (lyyli.ai) käytettävät seurantaratkaisut

• Cookiebot: Evästeiden suostumuksenhallinta (CMP) (teknisesti välttämätön, ei suostumusta). (välttämätön)
• Google Analytics 4: Kävijäanalytiikka (edellyttää tilastoevästeiden hyväksymistä). (suostumus)
• Google Ads: Mainonnan konversioseuranta ja uudelleenkohdentaminen (edellyttää markkinointievästeiden hyväksymistä). (suostumus)
• LinkedIn Insight Tag: Mainonnan tulosten mittaaminen ja kohdentaminen (edellyttää markkinointievästeiden hyväksymistä). (suostumus)

Tiedonsiirto EU-alueen ulkopuolelle

Google ja LinkedIn ovat yhdysvaltalaisia yrityksiä. Suostumuksellasi kerättyjä tietoja voidaan siirtää käsiteltäväksi Yhdysvaltoihin EU–US Data Privacy Framework -viitekehyksen mukaisesti, tai siirtojen turvaamiseksi käytetään palveluntarjoajien kanssa tehtyjä vakiosopimuslausekkeita (SCC).

Kampanja- ja klikkaustiedot

Mainoslinkkien kampanjaparametrit (UTM-tunnisteet) ja klikkitunnisteet (kuten Googlen gclid, wbraid ja gbraid tai LinkedInin li_fat_id) tallennetaan selaimesi muistiin vain, jos olet antanut suostumuksesi seurantaan. Näitä tietoja voidaan siirtää salatun handoff-mekanismin avulla markkinointisivustolta varsinaiseen sovellukseen (lyyli.app) myynnillisen attribuution mittaamiseksi. Tämä tiedonvälitys ei aseta kolmansien osapuolten markkinointievästeitä sovelluksen sisällä.

Säilytysajat

Google Analytics 4 -analytiikkatietoja säilytetään järjestelmissämme 14 kuukauden ajan. Mainosalustojen keräämien evästeiden ja konversiotietojen säilytysajat määräytyvät kunkin alustan omien tietosuojakäytäntöjen mukaan. Cookiebotissa antamasi suostumustieto säilytetään selaimessasi, kunnes eväste vanhenee tai päätät perua annetun suostumuksen evästeasetuksistasi.

Evästetaulukko

8. Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti sinulla on seuraavat henkilötietoihisi liittyvät lakisääteiset oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Voit pyytää vahvistuksen siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, sekä saada kopion itseäsi koskevista tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojesi korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Voit pyytää tietojesi poistamista järjestelmistämme (oikeus tulla unohdetuksi) sovellettavan lain puitteissa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: Voit tietyissä tilanteissa vaatia meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä tai vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Voit pyytää aktiivisesti antamiesi tietojen siirtämistä koneluettavassa muodossa itsellesi tai toiselle palveluntarjoajalle.
• Automaattinen päätöksenteko: GDPR 22 artiklan mukaisesti vahvistamme, että emme tee henkilötietoihisi perustuvia yksinomaan automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinulle oikeusvaikutuksia. Tekoäly toimii aina ihmisen tekemän päätöksenteon tuki- ja apuvälineenä.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
• Oikeus vastustaa suoramarkkinointia sekä siihen liittyvää profilointia.

Varmistamme pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyyden aina ennen tietosuojaoikeuksien toteuttamista ja tietojen luovuttamista väärinkäytösten ehkäisemiseksi. Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen hello@lyyli.ai tai hyödyntämällä sovelluksen omia asetussivuja.

9. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta, tietojasi koskevista käsittelytoimista tai haluat käyttää oikeuksiasi, pyydämme ottamaan yhteyttä suoraan asiantuntijoihimme:

• Yleinen asiakaspalvelu ja hallinto: hello@lyyli.ai
• Yrityksen osoite: Lyyli AI Oy, Petäiköntie 384, 77380 Kantala

10. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta vastaamaan muuttuvia lainsäädännöllisiä tai teknisiä käytäntöjämme. Ilmoitamme asiakkaillemme merkittävistä ja olennaisista muutoksista julkaisemalla uuden version tällä sivulla sekä päivittämällä selosteen alussa mainitun "Viimeksi päivitetty" -päivämäärän.