Uutta Lyylissä: työtilan dokumentit mukaan keskusteluihin

Yleiset tekoälytyökalut tuottavat nopeasti sujuvaa kieltä, mutta viestintätiimin arjessa yleisluontoinen teksti harvoin riittää. Sisältöjen pitää nojata organisaation todelliseen strategiaan, käynnissä oleviin hankkeisiin, oikeaan terminologiaan ja sovittuihin viestintälinjauksiin. Jos asiantuntija joutuu kopioimaan samat taustatiedot jokaiseen keskusteluun uudestaan, tekoälyn tuoma ajansäästö hupenee nopeasti taustatyöhön.

Lyylin tuoreimmat päivitykset keskittyvät poistamaan juuri tätä kitkaa. Tässä katsaus siihen, mitä uutta järjestelmään on tullut ja miten uudistukset tukevat viestinnän työnkulkua.

01Työtilan dokumentit ja tietopankki tekoälykeskustelujen tueksi

Tekoälyllä tehty

Taustadokumentit voivat olla keskustelun käytössä ilman, että ne kopioidaan jokaiseen luonnokseen käsin.

Suurin toiminnallinen uudistus on työtilakohtaisen dokumenttitietopankin kytkeminen suoraan keskusteluihin.

Käytännössä organisaatio voi tallentaa työtilaansa keskeisiä taustamateriaaleja, kuten viestintästrategioita, brändiohjeita, toimintakertomuksia tai laajoja hankekuvauksia. Kun tiimin jäsen ryhtyy luonnostelemaan tiedotetta, asiantuntija-artikkelia tai sosiaalisen median julkaisua, Lyyli osaa hakea keskustelun pohjaksi relevanttia tietoa suoraan näistä dokumenteista.

Ominaisuus perustuu tiedonhakuun, joka etsii työtilan tiedostoista kysymykseen liittyvät kohdat ja antaa ne tekoälymallille taustatiedoksi. Tämä tuo viestintätiimille kaksi konkreettista hyötyä:

1. Vähemmän mekaanista toistoa: Taustadokumentteja ei tarvitse syöttää manuaalisesti jokaiseen uuteen keskusteluun.
2. Organisaation omaan todellisuuteen nojaavat luonnokset: Tekoäly ei vastaa vain yleisen koulutusdatansa pohjalta, vaan huomioi organisaation omat käsitteet ja linjaukset.

02Luotettavampi PDF- ja tiedostoliitteiden käsittely

Laajempien tekstikokonaisuuksien pohjana käytetään usein PDF-muotoisia raportteja, tutkimuksia tai luonnoksia. Olemme parantaneet tiedostoliitteiden teknistä käsittelyä chat-näkymissä, jotta dokumenttien lukeminen ja hyödyntäminen sujuu ilman keskeytyksiä.

Parannusten ansiosta tiedostojen lataus ja niiden sisältöön viittaaminen toimii aiempaa vakaammin. Viestinnän asiantuntija voi tuoda kokousmuistion tai tutkimusraportin keskusteluun ja pyytää siitä tiivistelmää tai näkökulmia eri kanaviin ilman huolta käsittelyn katkeamisesta.

03Ajantasainen kielimallivalikoima ja mallien rinnakkaisuus

Eri kielimallit soveltuvat erilaisiin viestinnällisiin tehtäviin. Osa malleista hallitsee vivahteikkaan suomen kielen ja pitkät asiantuntijatekstit poikkeuksellisen hyvin, kun taas toiset ovat vahvimmillaan tiiviissä ideoinnissa tai nopeissa analyyseissä.

Kielimallivalikoimaa on päivitetty poistamalla vanhentuneet versiot ja tuomalla tilalle alan tuoreimmat mallit. Lyylissä organisaatio voi hyödyntää ja vertailla johtavia malleja rinnakkain saman käyttöliittymän sisällä, jolloin tiimi ei ole sidottu vain yhden teknologiatoimittajan ratkaisuun.

04Tietoturvan jatkuva vahvistaminen: tietokantatason suojaus

Tekoälyllä tehty

Rivitason suojaus pitää organisaatioiden ja työtilojen tiedot erillään.

Organisaatioviestinnässä käsitellään usein tietoa, joka ei ole vielä julkista, kuten tulosjulkistusten valmisteluja, strategisia hankkeita tai organisaatiomuutoksia. Tietoturvan ja työtilojen välisen eristyksen on siksi oltava kunnossa.

Olemme vieneet tietoturvaa eteenpäin taustajärjestelmissä ottamalla käyttöön rivitason suojauksen (Row Level Security) tietokantatauluissa sekä tiukentamalla pääsyoikeuksia. Käytännössä tämä varmistaa teknisellä tasolla sen, että kunkin organisaation ja työtilan tiedot pysyvät erillään, eikä tietoihin pääse käsiksi ilman asianmukaisia käyttöoikeuksia.

Uudistus vahvistaa Lyylin roolia organisaatiotason alustana, jossa tekoälyä voidaan hyödyntää hallitusti ja dokumentoidusti. Kielimallien käsittelyalueet ja Zero Data Retention -rajaukset on kuvattu tietoturvasivulla.

05Miten uudistukset tukevat viestinnän toiminnanohjausta?

Lyylin tavoitteena ei ole toimia pelkkänä tekstigeneraattorina, vaan organisaatioviestinnän toiminnanohjausjärjestelmänä, jossa suunnittelu, taustatiedot, tuotanto ja hyväksyntä kohtaavat.

Kun organisaation yhteiset ohjeet ja dokumentit ovat osa päivittäistä työnkulkua, viestintästrategia ei jää erilliseksi tiedostoksi. Se ohjaa sisältöjen syntymistä ja auttaa pitämään tiimin tuottaman viestinnän yhtenäisenä tekijästä riippumatta.

06Haluatko tietää, miltä organisaationne viestintä näyttää ulospäin?

Ennen kuin viestinnän työnkulkua ja sisällöntuotantoa tehostetaan, on hyödyllistä ymmärtää nykytilanne. Maksuton viestintäanalyysi käy läpi organisaationne julkista verkkosisältöä ja nostaa esiin havaintoja esimerkiksi viestikärjistä, brändiäänestä ja sisältöjen yhtenäisyydestä.

Tee maksuton viestintäanalyysi tai tutustu Lyylin ominaisuuksiin ja hinnoitteluun.