Hiljaisen tiedon louhinta: Miksi asiantuntijoiden osaaminen ei päädy yrityksen viestintään?

Olet varmasti istunut palaverissa, jossa joku tiimistä lausuu ääneen loistavan oivalluksen asiakkaan ongelmasta. Joku toinen toteaa heti perään, että tästähän meidän pitäisi ehdottomasti kirjoittaa bloggaus tai tehdä LinkedIn-avaus. Kaikki nyökyttelevät innostuneina.

Sitten palaveri loppuu ja tapahtuu tasan ei mitään.

Olen oppinut tämän ilmiön olemassaolon kantapään kautta. Toimiessani aiemmin Proxionin asiakkuusjohtajana vastasin myös koko konsernin viestinnän johtamisesta. Tunnistimme nopeasti ongelman. Meillä oli talo täynnä huippuasiantuntijoita, joiden päässä oli valtavasti viestinnällistä arvotavaraa, mutta se ei siirtynyt julkisuuteen asti.

Päätimme ratkaista asian uusilla prosesseilla ja teimme juuri sen, mitä yrityksissä yleensä tehdään. Avasimme sähköpostiin erillisen idealaatikon. Lisäsimme projektipalaverien valmiisiin asiakirjapohjiin oman pakollisen kohdan viestinnälle. Vedimme projektipäälliköille jopa viestintäkoulutuksia. Huusimme konsernihallinnosta, että me kyllä tarjoamme tuen ja palvelun, kunhan vain heitätte niitä ideoita tänne.

01Kuinkas sitten kävikään?

Idealaatikko ammotti tyhjyyttään. Kokousmuistioiden viestintäkohta kuitattiin useimmiten pelkällä viivalla, ja koulutuksista huolimatta asiantuntijoiden viestinnästä ei ikinä saatu aitoa rutiinia. Edes ideoiden kerääminen ei ottanut tuulta alleen.

Me epäonnistuimme, koska yritimme pakottaa asiantuntijat uuteen byrokratiaan sen sijaan, että olisimme tuoneet viestinnän osaksi heidän olemassa olevaa arkeaan. Sama kuilu syntyy, kun strategia jää pöytälaatikkoon: ohjeet ovat olemassa, mutta työ tapahtuu jossain muualla.

02Miksi asiantuntijan tieto jää pimentoon?

Ongelma ei ole se, etteivätkö asiantuntijat haluaisi jakaa tietoaan. Ongelma on kynnyksen korkeus ja prosessin raskaus. Yleensä tunnistamme kolme selkeää pullonkaulaa, joihin pelkkä hyvä tahto tai viestinnän tarjoama tuki ei auta.

Ensimmäinen on tyhjän paperin kammo. Asiantuntija tuntee oman alansa syvällisesti, mutta hän ei välttämättä ole ammattikirjoittaja. Kun tehtävänä on tuottaa valmis artikkeli tyhjästä, kynnys aloittamiseen kasvaa yksinkertaisesti liian suureksi.

Toinen haaste on aika. Asiantuntijaorganisaatioissa laskutettava asiakastyö tai akuutit projektit voittavat aina viestinnän tehtävät. Harva ehtii käyttää kolmea tuntia tekstin viilaamiseen.

Kolmas ja ehkä turhauttavin pullonkaula on itse viestinnän prosessi. Kun asiantuntija vihdoin saa kirjoitettua luonnoksen, alkaa sähköpostiralli. Viestintätiimi kommentoi brändiäänestä, johto tarkistaa linjauksia ja kollegat antavat asiasisältöön omia huomioitaan. Pian alkuperäinen luonnos on siirtynyt sähköpostin liitteenä edestakaisin kymmenen kertaa. Lopulta kukaan ei tiedä, mikä versio on se viimeinen. Tämän kokemuksen jälkeen asiantuntija ei takuulla tarjoudu kirjoittamaan toista kertaa.

Tekoälyllä tehty

Tyhjän paperin kammo, kiire ja sähköpostiralli tekevät asiantuntijaviestinnästä raskasta, vaikka tahtoa olisi.

03Miten hiljainen tieto tuodaan osaksi viestinnän työnkulkua?

Organisaation tehtävä ei ole kouluttaa jokaisesta asiantuntijasta viestinnän ammattilaista tai pakottaa heitä täyttämään uusia lomakkeita. Sen sijaan meidän pitää rakentaa järjestelmä, joka madaltaa kynnystä ja siirtää asiantuntijoiden oivallukset suoraan osaksi viestinnän työnkulkua.

Tässä on kolme käytännön askelta, joilla prosessi saadaan oikeasti toimimaan.

1. Kerää ideat sieltä missä ne syntyvät

Erillinen idealaatikko sähköpostissa ei toimi, koska se vaatii ihmistä poistumaan työnsä äärestä. Ideat, päätökset ja luonnokset syntyvät nykyisin Slackissa, Teamsissa ja kokouksissa. Viestintätiimin pitää pystyä nappaamaan nämä kiinni suoraan arjen työkaluista. Kun käytössä on yhtenäinen viestinnän työnkulku, asiantuntija voi heittää puolivalmiin ajatuksen suoraan esimerkiksi Slackista viestintätiimin yhteiseen näkymään ilman erillistä tekstinkäsittelyohjelmaa. Sama periaate näkyy siinä, miten viestintätarpeita tunnistetaan kokouksista ja Slackista.

2. Hyödynnä tekoälyä purkuvaiheessa

Generatiivinen tekoäly on fiksusti käytettynä loistava apulainen raakadatan purkamisessa. Asiantuntija voi sanella ideansa tai kokouksessa voidaan käyttää tekoälyagenttia, joka nostaa esiin tärkeimmät viestintäehdotukset ja havainnot täysin automaattisesti. Tekoäly ei korvaa asiantuntijan näkemystä. Se vain luonnostelee raakadatasta ensimmäisen version, joka noudattaa organisaation yhteistä brändiä ja tone of voicea.

3. Keskity hyväksyntään äläkä tiedostojen pallotteluun

Kun viestintätiimi on jalostanut asiantuntijan idean luonnokseksi, tarkastuskierroksen pitää olla saumaton. Sähköpostin sijaan asiantuntijalle jaetaan suojattu tarkastuslinkki. Hän näkee tekstin, voi jättää kommenttinsa suoraan oikeaan kohtaan ja hyväksyä sisällön. Viestintätiimi näkee koko ajan, kuka tekee mitä ja missä vaiheessa prosessi etenee. Audit trail varmistaa, että asiantuntijan tekemät korjaukset ja toimituksellinen arviointi jäävät siististi talteen. Hyväksyntä kuuluu työnkulkuun, ei sen jälkeiseen sähköpostiketjuun.

Tekoälyllä tehty

Puolivalmis ajatus saadaan kiinni arjen työkaluista ja viedään yhteiseen näkymään, jossa se voidaan jalostaa ja hyväksyä.

04Viestintäjohtaja: Johda kokonaisuutta

Kun viestinnän työnkulku on kunnossa, viestintäjohtajan aika ei kulu enää sähköpostien ja Word-dokumenttien jahtaamiseen tai tyhjien idealaatikoiden päivittelyyn. Aikaa vapautuu varsinaiseen asiantuntijatyöhön ja kokonaisuuden johtamiseen. Siksi viestintäjohtajan tekoälypelikirja ei ala promptauksesta, vaan siitä, miten työ saadaan yhteen näkymään.

Lyyli on rakennettu juuri tähän tarpeeseen. Se ei ole tekstigeneraattori, vaan viestinnän toiminnanohjausjärjestelmä, jossa suunnittelu, brändinhallinta ja asiantuntijoiden osallistaminen yhdistyvät samaan työnkulkuun. Strategia ja brändiohjeet vaikuttavat suoraan sisältöihin työn aikana, eivätkä jää erillisiksi dokumenteiksi intraan.

Lyyli ei tee viestinnästä täydellistä, se tekee siitä mahdollista.

05Tee maksuton viestintäanalyysi

Näkyykö asiantuntijoidenne osaaminen oikeasti ulospäin? Maksuton viestintäanalyysimme käy läpi organisaationne julkista verkkosisältöä ja nostaa esiin havaintoja esimerkiksi viestikärjistä, brändiäänestä ja sisältöjen yhtenäisyydestä.