Viestintäsuunnitelman malli: taulukosta toimivaksi järjestelmäksi

Jokaisella viestintätiimillä on jossain viestintäsuunnitelman malli. Taulukko kampanjoista, kanavista ja deadlineista. Joskus hienostunut PowerPoint strategiatyöpajasta. Ongelma ei ole malli itsessään – vaan se, että suunnittelu ja tuotanto elävät eri työkaluissa.

Kun suunnitelma on Excelissä ja sisältö tuotetaan Wordissa, ChatGPT:ssä ja sähköpostiketjuissa, suunnitelmasta tulee raportointidokumentti eikä toimiva järjestelmä. Tiimi palaa kiireellisyyteen ohjaamaan julkaisemiseen. Strategia jää laatikkoon.

01Mitä toimiva viestintäsuunnitelma tarvitsee

Hyödyllinen viestintäsuunnitelman malli vastaa neljään kysymykseen koko tiimille:

• Mitä viestimme tällä kvartaalilla – kampanjat, teemat ja ydinsanomat?
• Milloin kukin julkaistaan – julkaisupäivät ja riippuvuudet?
• Missä se julkaistaan – LinkedIn, uutiskirje, sisäiset kanavat?
• Kuka vastaa – omistajat, tarkistajat ja hyväksyjät?

Perinteiset mallit vastaavat näihin paperilla. Viestinnän hallintajärjestelmä vastaa niihin samassa paikassa, jossa luonnokset kirjoitetaan, hyväksytään ja julkaistaan.

02Mallista kampanjakalenteriksi 30 minuutissa

Lyylin avulla rakennat viestintäsuunnitelman suoraan tiimin työnäkymään. Kampanjat muuttuvat Kanban-tehtäviksi. Deadlinet näkyvät kalenterissa. Kun on aika kirjoittaa, tekoäly tuottaa luonnokset brändiäänellä – ei geneerisellä ChatGPT-sävyllä.

Tämä on mitä tarkoitamme viestintäsuunnitelmalla puolen tunnissa: ei nopeampaa taulukkoa, vaan suunnitelma joka on jo yhdistetty tuotantoon.

03Kenelle hyöty on suurin?

Viestintäjohtajat ja tiimipäälliköt 30–1000 hengen asiantuntijaorganisaatioissa hyötyvät eniten. Jos tiimisi vaihtaa jatkuvasti suunnittelutyökalujen, kirjoitustyökalujen ja hyväksyntäkanavien välillä, yhtenäinen järjestelmä poistaa kitkaa ilman lisärekryjä.

Lue lisää strategian viemisestä päivittäiseen työhön, 5 yleisimmästä virheestä suunnitelman jalkautuksessa tai tutustu viestinnän hallintaan, joka on rakennettu tätä työnkulkua varten.

Haluatko nähdä, miltä viestintäsuunnitelmasi voisi näyttää käytännössä? Varaa 30 minuutin demo, niin käymme läpi juuri teidän tilanteenne.